Sådan gør du dine bøger klar til en køber eller bank

En køber og en bank stiller det samme grundspørgsmål: kan tallene forklares? De leder ikke efter en pæn forside. De leder efter et spor fra det enkelte bilag til resultatet, og fra resultatet tilbage til bilaget.

Du behøver ikke et særligt sprog for at levere det. Du behøver en bogføring, der er færdig.

Hvad en køber eller bank leder efter

De vil kunne se:

• At omsætningen er fakturaer, ikke et tal der er tastet ind til sidst.
• At omkostningerne har bilag, og at private udgifter ikke ligger imellem dem.
• At pengene på kontoen er de samme som i regnskabet.
• At det, kunder skylder, kan navngives.
• At moms, løn og andre indberetninger er de samme beløb som i bogføringen.

Kan du ikke svare på ét af punkterne, så er det dér, arbejdet starter. Ikke i en præsentation.

Afstemninger først

Afstem i denne rækkefølge. Stop ved den første, der ikke stemmer.

1. Bank. Hver konto, inklusive opsparing og skattekonto. Saldoen på en valgt dato skal være den samme som kontoudtoget. Se metoden i afstemning af bank. Den gælder også i andre systemer.
2. Moms. Saldoen på momskontiene skal kunne forklares med de indberetninger, du har sendt, plus den periode der endnu ikke er indberettet. Kvitteringerne skal ligge sammen med afstemningen. Fristerne står i momsfrister for små virksomheder.
3. Debitorer. Listen over åbne fakturaer skal give den samme sum som kontoen i regnskabet. Fakturaer, der er for gamle, skal have en forklaring: betalt, krediteret eller stadig til gode.
4. Kreditorer. Samme øvelse den anden vej. Leverandører, I skylder penge, skal kunne navngives.
5. Løn. Hvis I har ansatte, skal lønnen i regnskabet stemme med lønrapporterne, feriepenge og det, der er indberettet.

En difference må ikke parkeres på en konto for at få balancen til at gå op. Skriv hvad den består af, eller ret den.

Bilag og spor

Hver postering skal pege på et bilag. Hvert tal i regnskabet skal kunne deles op i posteringer. De to krav hedder kontrolspor og transaktionsspor. De står i bogføringsloven.

Det, der oftest mangler, er:

• Kvitteringer, der aldrig blev lagt ind.
• Det samme bilag bogført to gange.
• En faktura i den forkerte måned. Omkostningen hører til fakturadatoen. Betalingen hører til den dag, banken trækker beløbet.
• Manuelle posteringer uden tekst. Skriv hvad de dækker.
• En rettelse, hvor den oprindelige linje er væk. Lav en modpostering, så begge kan ses.

Gennemgå de seneste 12 måneder, før du gennemgår de ældre. Køberen starter der.

Privat og virksomhed

Penge mellem dig og virksomheden skal stå på en mellemregning, eller som løn eller udbytte, hvis det er et selskab. De må ikke ligge som en omkostning.

I en personligt ejet virksomhed er en hævning ikke en udgift. Den flytter penge ud. Resultatet skal ikke blive lavere, bare fordi du har overført til dig selv.

Private indkøb på firmakortet skal tilbageføres eller bogføres som hævning. Et mønster af den slags udgifter er noget af det første, en køber spørger til. Ikke fordi beløbet altid er stort, men fordi det siger noget om, hvor rent skellet er.

Lister, der skal kunne trækkes

Når afstemningerne stemmer, skal du kunne trække disse lister uden at bygge dem i hånden:

• Saldobalance for året og for den seneste måned.
• Åbne debitorer med alder.
• Åbne kreditorer.
• Kontoudtog for banken for samme periode som saldobalancen.
• Anlægskartotek, hvis I har udstyr eller biler. Hvert aktiv, anskaffelsessum og hvad der er afskrevet.
• Aftaler, der betyder noget for omsætningen: de største kunder, lejemål, lån.

Læg også en kort beskrivelse af, hvordan I bogfører. Hvem godkender bilag, hvor ofte banken afstemmes, og hvilket system I bruger. Erhvervsstyrelsen har en skabelon. Den dækker de fleste små virksomheder og er en del af regnskabsmaterialet, når I er omfattet af den digitale pligt.

En uge, der er nok til at se niveauet

Du behøver ikke lukke alt på en eftermiddag. Denne rækkefølge virker:

1. Afstem banken pr. seneste månedsslut.
2. Stem momskontoen af med de indberetninger, der er sendt.
3. Træk debitor- og kreditolisten, og sammenhold summen med regnskabet.
4. Find ti tilfældige posteringer, og se om bilaget ligger der og siger det samme.
5. Skriv de huller ned, du ikke kan lukke samme dag.

De ti posteringer er en lille prøve, ikke en garanti. De viser, om vanen er der. Er tre af dem uden bilag, så er resten af året sandsynligvis det samme.

Denar fører bøgerne med det spor for øje. Vil du aflevere opgaven, kan du se pakker og priser.