Hvad skal et bilag indeholde

Et bilag er dokumentationen for en postering. Uden det kan du ikke vise, at transaktionen har fundet sted, eller at momsen er rigtig. Kravet er ikke, at papiret ser officielt ud. Kravet er, at en anden kan forstå posteringen uden at spørge dig.

Det korte krav

Bogføringsloven kræver, at registreringen kan dokumenteres med et bilag, og at posteringen henviser til det. Bilaget skal gøre det muligt at identificere transaktionen. Dato og beløb skal fremgå tydeligt.

Retter du i et bilag, skal både det oprindelige indhold og rettelsen kunne ses. Skriv ikke oven på tallet, så det gamle forsvinder.

Købsbilag

En faktura fra en virksomhed bør vise:

• Leverandørens navn, adresse og CVR-nummer.
• Din virksomheds navn.
• Dato.
• Hvad der er leveret. En linje der kun siger "konsulentydelse" er svag, hvis omfanget ikke fremgår nogen steder.
• Beløb, og momsbeløb eller en tydelig markering af, at ydelsen er momsfri.
• Hvordan der betales, når det er en faktura der skal betales senere.

En kassebon fra en butik har sjældent dit navn. Den kan stadig bruges, hvis den viser butik, dato, hvad der er købt, beløb og moms, og hvis du lægger den på posteringen med det samme. En falmet bon, der ikke kan læses, dokumenterer ikke noget. Tag billedet, mens den kan læses.

Mangler momsen på bonnen, så gå ikke ud fra, at der er 25 procent. Nogle ydelser er momsfri. Træk kun den moms fra, bilaget viser, og kun hvis købet vedrører den momspligtige aktivitet.

Salgsbilag

Dine egne fakturaer er også bilag. Gem dem i den version, kunden fik. Ikke et senere udkast.

En salgsfaktura skal kunne vise kunde, dato, hvad du har solgt, beløb og moms. Nummerér fakturaerne, så der ikke er huller, du ikke kan forklare. En slettet faktura skal kunne spores som en kreditnota, ikke som et hul i rækken.

Sender du en e-faktura, er det den strukturerede fil, der er bilaget. En pdf er et digitalt bilag, men den er ikke en e-faktura. Forskellen er forklaret i bogføringsloven og digital bogføring.

Posteringen skal pege på bilaget

Det er ikke nok, at filen ligger i en mappe ved siden af. Posteringen i systemet skal henvise til bilaget, og bilaget skal ligge der, hvor du kan finde det fra posteringen.

I Dinero og i e-conomic betyder det, at filen hænger på den postering, du godkender. Konto og momskode skal stadig vælges, så de siger det samme som bilaget.

En postering uden tekst er også et problem. Skriv leverandør og hvad købet dækker. "Faktura 1042" er bedre end ingenting. "Faktura 1042, konsulentbistand marts" er det, en anden kan læse.

Hvor længe det skal gemmes

Regnskabsmateriale skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Materiale fra 2026 skal gemmes til udgangen af 2031. Fristen gælder også, hvis du skifter system, eller hvis virksomheden ophører.

Driver du detailhandel, er der en kortere frist for visse interne kasseboner. Den undtagelse gælder ikke fakturaer til kunder og ikke selve bogføringen. Er du i tvivl, så gem bilaget i fem år.

Når du er omfattet af pligten til digital bogføring, skal købs- og salgsfakturaer som udgangspunkt ligge i bogføringssystemet. En mappe på en privat computer er ikke det samme, hvis systemet er dér, bogføringen skal bo.

Det, der ofte mangler

De samme huller går igen:

• Bonnen blev aldrig taget billede af.
• Fakturaen er bogført uden fil, fordi beløbet stod i en mail.
• Momsen er trukket fra på et bilag, der ikke viser moms.
• Et privat køb ligger på en driftskonto.
• To personer har bogført det samme bilag.
• En udenlandsk faktura er bogført med dansk købsmoms i stedet for den kode, købet kræver.

Luk dem i den uge, de opstår. En køber, der trækker ti tilfældige posteringer, finder vanen med det samme. Det er en del af arbejdet med at gøre bøgerne klar til en køber eller bank.

Kilder

• Vejledning til bogføringsloven, særligt om bilag, kontrolspor og opbevaring i fem år.