Sådan læser du din månedlige rapport

Rapporten er et svar på tre spørgsmål. Har vi tjent penge på driften? Har vi pengene? Skylder nogen os noget, eller skylder vi nogen noget? Læs den i den rækkefølge. Start ikke med detaljerne.

Hvornår rapporten er til at stole på

En rapport på ufærdige tal føles præcis, fordi den har decimaler. Det er den ikke.

Måneden er klar, når:

• Bilagene for måneden er bogført, også de fakturaer du først betaler næste måned.
• Banken er afstemt pr. den sidste dag i måneden.
• Du ved, om der mangler en leverandørfaktura for noget, I allerede har modtaget.

Afstem momsen, før du bruger momstallet til noget. Indberetningen har sin egen frist. Den står i momsfrister for små virksomheder. Rapporten og indberetningen skal kunne mødes.

Resultatet

Resultatopgørelsen viser, hvad driften har givet i perioden. Den viser ikke saldoen på banken.

Læs den sådan:

1. Omsætning. Er den lavere eller højere end sidste måned og end samme måned sidste år? En enkelt stor faktura kan forklare hele forskellen. Skriv navnet på den, så du ikke tror, at niveauet er permanent.
2. Varekøb eller direkte omkostninger. Har du varelager eller underleverandører, så se om de følger omsætningen. Stiger omsætningen, mens varekøbet står stille, mangler der sandsynligvis en faktura. Falder dækningsgraden uden at prisen har ændret sig, så er indkøbet blevet dyrere, eller der er bogført private eller forkerte poster i varekøbet.
3. De faste omkostninger. Husleje, løn, software, forsikring. De skal ligne sig selv. En linje, der pludselig er dobbelt så stor, er enten en årlig faktura eller en fejl.
4. Resultatet før skat. Det er det, der er til overs, når driften er bogført. Det er ikke et beløb, du kan hæve.

Sammenlign med budgettet, hvis I har et. Har I ikke, så lav ikke et i hovedet. Notér afvigelsen mod sidste år, og beslut om den kræver en handling.

Pengene

Banken er det næste tal. Et overskud kan stå som en ubetalt faktura. Et underskud kan være dækket af en indbetaling fra sidste måned.

Se på:

• Saldoen på hver konto, efter afstemning.
• Hvor meget kunder skylder, og hvor gammelt det er. En faktura over 30 dage er ikke det samme som en faktura fra i går.
• Regninger, der forfalder i næste måned, inklusive moms der skal betales.
• Hævninger til dig selv. De tømmer kontoen uden at være en omkostning.

Kan du ikke betale momsen og de regninger, der forfalder i næste måned, så er det likviditeten, du skal handle på. Resultatet kan godt være positivt imens.

Det, I skylder og har til gode

Balancen er et øjebliksbillede på månedens sidste dag.

De poster, en ejer bør kunne pege på, er:

• Bank.
• Debitorer, med en liste bag tallet.
• Varelager, hvis I har varer. Tallet skal være talt eller bygget på et system, ikke et gæt fra sidste år.
• Kreditorer.
• Moms og anden gæld til det offentlige.
• Mellemregning med dig. Den skal kunne forklares post for post.
• Lån. Afdrag er ikke en omkostning. Renten er.

Stemmer en af posterne ikke med den liste, der ligger bag, så læs ikke videre i rapporten. Ret grundlaget. En køber gør det samme, bare hurtigere. Se bøger klar til en køber eller bank.

Tre spørgsmål til måneden

Når tallene er afstemt, så skriv svarene ned. Tre sætninger er nok.

1. Hvad flyttede omsætningen?
2. Hvilken omkostning var ny eller forkert?
3. Rækker pengene til moms, løn og de regninger, der forfalder, før næste indbetaling?

Kan du ikke svare, mangler der en afstemning eller et bilag. Det er et bedre resultat end en rapport, du nikker til uden at kunne forklare den.

Vil du have rapporten afstemt, før den når dig, kan du se hvordan Denar arbejder under pakker og priser.