Bogføringsloven og digital bogføring – hvad betyder kravene for dig

Bogføringsloven siger to ting, som er nemme at blande sammen. Du skal registrere dine transaktioner og gemme bilag. Og en stor del af virksomhederne skal gøre det i et digitalt bogføringssystem. Den anden pligt er den, der er blevet indført i etaper.

Hvem skal bogføre digitalt

Du er omfattet af kravet om digital bogføring, hvis ét af disse udsagn passer:

• Virksomheden skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven. Det gælder typisk et ApS eller et A/S, uanset omsætning.
• Virksomheden skal ikke aflægge sådan en årsrapport, men den erhvervsmæssige nettoomsætning har været over 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Det gælder mange enkeltmandsvirksomheder.

Finansielle virksomheder og visse datterselskaber i den sektor har særlige frister. Den situation ligger uden for denne tekst.

Grænsen på 300.000 kr. afgør, om du skal bruge et digitalt system. Den fjerner ikke pligten til at registrere transaktioner og gemme bilag, hvis du i øvrigt er bogføringspligtig.

Selskaber med årsrapport

For selskaber, der skal aflægge årsrapport, satte bekendtgørelsen pligten i kraft fra det første regnskabsår, der starter på eller efter en af disse datoer:

• 1. juli 2024, hvis selskabet bruger et registreret standardsystem.
• 1. januar 2025, hvis selskabet bruger et system, der ikke står på fortegnelsen.

Har selskabet kalenderår som regnskabsår, startede 2024 før den 1. juli 2024. Det første år med pligten er derfor 2025, både for et registreret system og for et system uden for fortegnelsen. I 2026 er pligten i kraft.

Forskellen på de to datoer betyder noget, hvis regnskabsåret er skævt og startede mellem 1. juli 2024 og 31. december 2024. Så var et registreret system allerede omfattet i det år. Et system uden for fortegnelsen var det fra det næste år, der startede 1. januar 2025 eller senere.

Bekendtgørelsen er BEK nr. 1342 af 24. november 2023. Erhvervsstyrelsens vejledning om systemer, der ikke er registreret, har været formuleret mere forsigtigt. Læs den aktuelle vejledning, hvis I ikke bruger et system fra fortegnelsen. Ansvaret for sådan et system er jeres.

Enkeltmandsvirksomheder og andre uden årsrapport

For virksomheder, der ikke aflægger årsrapport efter årsregnskabsloven, træder kravet i kraft den 1. januar 2026. Det gælder kun, hvis nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår. For de fleste er det 2024 og 2025.

Det er ikke et gennemsnit. 500.000 kr. det ene år og 200.000 kr. det næste er ikke nok. Begge år skal ligge over grænsen. Falder du under i et år, er du ikke omfattet i det følgende år. Pligten vender tilbage, når grænsen igen er passeret to år i træk.

Har virksomheden ikke afsluttet to indkomstår før den 1. januar 2026, træder pligten tidligst i kraft ved starten af det tredje indkomstår. En virksomhed, der startede i marts 2024, kan godt være omfattet fra 1. januar 2026, hvis både resten af 2024 og hele 2025 hver for sig lå over 300.000 kr. Det kræver ikke to hele kalenderår.

Nettoomsætning er den erhvervsmæssige nettoomsætning efter årsregnskabslovens bilag 1. Den er ikke det samme som din omsætning inklusive moms, og den er ikke den momspligtige omsætning, der styrer momsfristen. Ligger du tæt på 300.000 kr., så brug Erhvervsstyrelsens notat i vejledningen. Skøn dig ikke frem til et tal.

Registreret eller ikke-registreret system

Et registreret system står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Erhvervsstyrelsen har kontrolleret, at systemet opfylder kravene. Udbyderen har ansvaret for, at systemet bliver ved med at gøre det.

Da denne tekst blev skrevet, stod e-conomic, Dinero og Billy på fortegnelsen. Slå dit system op, før du stoler på en gammel sætning. Lister ændrer sig. Sådan kommer du i gang med e-conomic, hvis det er systemet, du vælger.

Bruger du et system, der ikke står på listen, er det dit ansvar, at det kan registrere transaktioner, opbevare bilag i fem år, tage sikkerhedskopi og leve op til kravene om it-sikkerhed og automatisering. Et udenlandsk koncernsystem er i den kategori, hvis det ikke er registreret i Danmark. Det kan godt være lovligt. Det er bare ikke udbyderens registrering, der bærer ansvaret.

Et regneark er ikke nok, når pligten gælder dig. Bogfører du i dag i Excel, skal transaktionerne over i et system, eller over til en bogholder, der bruger et.

Bruger du en ekstern bogholder, er det bogholderens system, der skal leve op til kravene. Du skal levere bilag og oplysninger, så arbejdet kan laves til tiden. Den fordeling står i Erhvervsstyrelsens vejledning.

Hvad du selv skal gøre

Systemet løser ikke bogføringen. Du skal stadig:

• Registrere alle transaktioner nøjagtigt og så hurtigt, som virksomhedens tempo kræver. Har du få bilag, kan det være inden momsfristen. Har du mange, skal det ske løbende. Som udgangspunkt inden for måneden.
• Kunne følge en postering frem til moms, skat og regnskab, og kunne dele regnskabets tal op i de posteringer, de består af. Det er transaktionssporet.
• Kunne pege fra posteringen til bilaget. Det er kontrolsporet. Se hvad et bilag skal indeholde.
• Afstemme det, der skal indberettes, senest på fristen. Bank, moms og løn er de afstemninger, de fleste mangler.
• Have en kort beskrivelse af, hvordan I bogfører og opbevarer materialet. For de fleste små virksomheder er Erhvervsstyrelsens skabelon nok. Beskrivelsen er en del af regnskabsmaterialet.
• Gemme materialet i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører.

En køber eller en bank læser netop disse spor. Sådan gør du bøgerne klar er den praktiske liste.

E-faktura er ikke det samme som en pdf

En pdf er et digitalt bilag. Den er ikke en e-faktura. En e-faktura er en faktura i et struktureret format, som systemet kan læse automatisk. OIOUBL og Peppol BIS er de formater, vejledningen nævner.

Registrerede systemer skal kunne sende og modtage e-fakturaer. Du skal stadig lægge de bilag ind, der kommer som pdf eller på papir, og tjekke at de bliver bogført.

Købs- og salgsfakturaer skal som udgangspunkt gemmes digitalt i bogføringssystemet, når du er omfattet af pligten. Der er undtagelser for visse købsbilag. Læs vejledningen, hvis du er i tvivl om en bestemt type.

Kilder

• Vejledning til bogføringsloven, herunder bilag A om grænsen på 300.000 kr.
• Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.
• BEK nr. 1342 af 24. november 2023 om, hvornår pligten træder i kraft for virksomheder med årsrapport.