Sådan afstemmer du bank i Billy

Afstemning betyder, at to opgørelser viser det samme. Her er det bankens saldo og saldoen på bankkontoen i Billy. Gør du det løbende, opdager du manglende bilag, før de bliver en måneds arbejde.

Hvornår banken er afstemt

Du er færdig, når tre ting er sande på samme dato:

• Hver indbetaling og hver udbetaling på kontoudtoget har en postering.
• Hver postering på bankkontoen i Billy står på kontoudtoget, eller du kan forklare, hvorfor den først rammer banken senere.
• Saldoen er den samme.

Et tal, der "næsten" stemmer, er ikke afstemt. 200 kr. i difference er et bilag, en dublet eller en forkert periode. Find den.

Hent posteringerne

Forbind banken, eller indlæs kontoudtoget, hvis forbindelsen ikke dækker kontoen. Brug den konto, pengene faktisk står på. En opsparing, en skattekonto og en kassebeholdning er hver sin afstemning.

Læg åbningssaldoen ind, hvis det er første gang. Uden den kan måneden godt se rigtig ud, mens saldoen er forskudt med et fast beløb.

Billy står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Afstemningen er stadig din opgave. Systemet henter linjerne. Det ved ikke, om et bilag mangler.

Match det, der allerede er bogført

Gå linjerne igennem i rækkefølge.

Indbetalinger fra kunder skal matche de fakturaer, du har sendt. Rammer beløbet en åben faktura, så udlign den. Så forsvinder den fra listen over det, kunder skylder.

Udbetalinger skal matche bilag, du allerede har bogført. Leverandørfakturaen bogføres, når du modtager den. Betalingen lukker gælden, når pengene går ud. Det er to posteringer. De må ikke blandes sammen til én linje på den dag, banken trækker beløbet, hvis fakturaen hører til måneden før.

Bogfør det, der mangler

Nogle linjer har ikke et bilag endnu. De skal bogføres, ikke springes over.

• Bankgebyr og renter bogføres på en konto for gebyr eller rente. Kontoudtoget er dokumentationen.
• En overførsel mellem dine egne konti er ikke en omkostning. Den skal stå som et træk på den ene konto og et indskud på den anden.
• En overførsel til dig privat er en hævning, løn, udbytte eller mellemregning. Den er ikke en driftsudgift.
• Et køb uden bilag skal have et bilag. Bed om fakturaen. Et kontoudtog viser kun, at pengene er væk.

Samme disciplin gælder, når du bogfører et bilag i Dinero. Konto og moms skal stadig vælges bevidst.

Når saldoen ikke stemmer

Stop, og led i denne rækkefølge:

1. Er det samme bilag bogført to gange?
2. Er beløbet tastet uden moms, eller med moms to gange?
3. Ligger posteringen i en anden måned end banklinjen?
4. Mangler der en linje fra banken, fordi forbindelsen ikke har hentet den sidste dag?
5. Står der en postering på bankkontoen, som banken først gennemfører efter skæringsdatoen?

Bogfør ikke differencen på en konto, der hedder "difference" eller "diverse", for at få nul. Så har du skjult fejlen. En køber eller en bank finder den alligevel. Se hvordan du gør bøgerne klar til en køber eller en bank.

Er posteringen forkert og allerede bogført, så lav en modpostering. Begge linjer skal kunne ses.

Gør det før moms og månedsrapport

Afstem banken, før du indberetter moms, og før du læser månedsrapporten. Ellers bygger begge dele på et hul.

Momsfristerne står i momsfrister for små virksomheder. Når banken stemmer, kan du bruge rapporten til noget. Det er beskrevet i sådan læser du din månedlige rapport.