Sådan kommer du i gang med e-conomic
Kort svar
Start med regnskabsår, kontoplan og momskoder. Læg åbningstal ind, hvis virksomheden allerede har haft drift, forbind banken, og bogfør først et bilag, når dato, beløb, konto og moms stemmer med bilaget. e-conomic er et registreret bogføringssystem. Det fjerner ikke dit ansvar for, at tallene er rigtige.
På denne side
Opsætningen tager længere tid end det første bilag. Den tid er givet godt ud. En rodet start viser sig senere, når banken ikke stemmer, eller momsen ikke kan forklares.
Det, du skal have klar
Saml det her, før du begynder at taste:
- CVR-nummer, adresse og det regnskabsår, virksomheden bruger.
- Seneste årsrapport eller et saldobalance, hvis virksomheden allerede har drift.
- En liste over bankkonti, og hvem der må godkende betalinger.
- Afklaring af, om I sælger med 25 procent moms, momsfrit eller begge dele.
Har du en revisor, så spørg hvilken kontoplan de vil bruge, før du bogfører det første bilag. Det er billigere end at flytte et år bagefter.
Regnskabsår og virksomhedsoplysninger
De fleste små virksomheder bruger kalenderåret. Et selskab kan have et skævt regnskabsår. Brug det år, der står i vedtægterne.
Momsperioden følger ikke nødvendigvis regnskabsåret. Moms følger den periode, Skattestyrelsen har sat jer på. Læs momsfrister for små virksomheder, før du lægger en rytme.
Tjek også stamdata: navn, CVR og kontooplysninger. De rammer fakturaer og indberetninger.
Kontoplan
Kontoplanen er listen over de kasser, pengene sorteres i. Omsætning, varekøb, husleje, bank, moms, tilgodehavender og gæld er de konti, de fleste har brug for fra start.
Start med den kontoplan, der følger med, hvis du ikke har en anden aftale med revisor. Tilføj kun en konto, når du faktisk skal bruge den. Ti konti for den samme type udgift gør rapporten sværere at læse, ikke mere præcis.
En konto skal kunne forklares med en sætning. Kan du ikke sige, hvad der må lande på den, så lad være med at oprette den.
Momskoder
En momskode fortæller systemet, om der skal beregnes moms, og hvilken vej momsen løber.
Den almindelige sats er 25 procent. Salg til danske kunder med moms skal bruge en kode for udgående moms. Køb i Danmark med moms skal bruge en kode for indgående moms, hvis udgiften vedrører den momspligtige del af virksomheden.
Nogle ydelser er momsfri, for eksempel visse sundhedsydelser, undervisning og finansielle ydelser. Køb fra en virksomhed i et andet EU-land skal ofte bogføres med omvendt betalingspligt. Så beregner du momsen selv og trækker den fra i samme indberetning, hvis du har fuldt fradrag. Bruger du den danske kode for almindeligt køb, bliver momsen forkert.
Er du i tvivl om en ydelse, så slå den op hos Skattestyrelsen, før du vælger kode. Gæt ikke.
Åbningstal
Har virksomheden allerede haft drift, skal du lægge åbningstal ind på årets første dag. Ellers viser rapporterne kun det, der er bogført efter opstarten, og banken kan ikke afstemmes.
De tal, der typisk skal med, er:
- Saldo på hver bankkonto.
- Det, kunder skylder jer.
- Det, I skylder leverandører.
- Momssaldo, løn og anden gæld til det offentlige.
- Egenkapital eller indestående mellem dig og virksomheden.
Tallene skal hænge sammen. Summen af aktiver skal svare til gæld plus egenkapital. Stemmer det ikke, så find fejlen, før du bogfører hverdagsbilag ovenpå.
Bank, bilag og adgang
Forbind banken, når åbningstallet ligger der. Så kan du matche hver bevægelse med en postering. En banklinje er ikke i sig selv et bilag for et køb. Kvitteringen eller fakturaen skal med. Se hvad et bilag skal indeholde.
Giv bogholder og revisor deres egen bruger. Når nogen stopper, så luk adgangen. Del ikke ét login mellem flere personer. I kan ikke se, hvem der har bogført hvad.
e-conomic står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Slå det op igen, hvis du vil være sikker på, at registreringen stadig gælder. Kravene til dig som virksomhed er beskrevet i bogføringsloven og digital bogføring.
Den første postering
Tag ét bilag, du kender. En kvittering for software eller en leverandørfaktura er et godt sted at starte.
Tjek fire ting, før du bogfører:
- Datoen er bilagets dato, ikke den dag du sidder med det.
- Beløbet er det samme som på bilaget, inklusive moms.
- Kontoen beskriver det, du har købt.
- Momskoden passer til bilaget.
Bogfør først, når de fire ting stemmer. Et forkert bilag er nemmere at rette end halvtreds.
I e-conomic samles de daglige posteringer i en kassekladde. Navnet på menuen kan flytte sig. Opgaven er den samme: posteringen skal opdatere regnskabet, og bilaget skal hænge på den.
En fast rytme
Læg bilag ind i den uge, de kommer. Afstem banken, før du lukker måneden. Afstem momsen, før du indberetter. Læs derefter den månedlige rapport, mens tallene stadig kan forklares.
Vil du ikke eje den rytme selv, kan Denar føre bogholderiet. Se pakker og priser.
Spørgsmål og svar
Skal jeg bruge den kontoplan, der følger med?
Ja, hvis du er ny og ikke har en revisor, der bruger en anden. Skift ikke kontoplan midt i et år, uden at tallene flyttes med.
Kan min bogholder arbejde i samme aftale?
Ja. Giv bogholder eller revisor deres egen adgang. Del ikke dit login.
Er e-conomic nok til at opfylde kravet om digital bogføring?
e-conomic står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Så opfylder systemet systemkravene. Du skal stadig bogføre rettidigt, gemme bilag og afstemme.