Bogholder, revisor eller økonomifunktion: hvem gør hvad?

Bogholder, revisor og CFO bliver ofte brugt, som om de betyder det samme. Det gør de ikke. Hver rolle løser sin egen opgave, og det er nemmere at vælge, når du ved, hvilken opgave du mangler løst.

Bogholderen: registrering og afstemning

Bogholderen sørger for, at transaktionerne kommer ind i bogføringen. Bilag bliver bogført, banken bliver afstemt, fakturaer bliver sendt og betalt, og momsen bliver gjort klar til indberetning.

Det er fundamentet. Uden en ordentlig bogføring kan ingen andre gøre deres arbejde. Bogføringsloven stiller krav om, at transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, og at der er et spor fra bilag til regnskab. Læs mere i bogføringsloven og digital bogføring.

En bogholder svarer typisk på spørgsmålet: Er tallene registreret korrekt?

Revisoren: årsregnskab og erklæring

Revisoren arbejder med årsregnskabet. Det kan være at udarbejde det, at revidere det eller at lave en udvidet gennemgang. Revisoren kan også rådgive om skat og selskabsforhold.

Revisorens erklæring er en sikkerhed for omverdenen. Banken, skattemyndighederne og en kommende køber kan læne sig op ad den.

Ikke alle selskaber skal have revision. Et selskab i regnskabsklasse B kan fravælge revision, hvis det i to regnskabsår i træk ikke overskrider to af disse tre grænser: en balancesum på 4 mio. kr., en nettoomsætning på 8 mio. kr. og 12 heltidsansatte i gennemsnit. Det står i Erhvervsstyrelsens vejledning om årsrapporter.

En revisor svarer typisk på spørgsmålet: Giver årsregnskabet et retvisende billede?

Økonomifunktionen: tallene i brug hele året

Den tredje rolle er den, der oftest mangler i en ejerledet virksomhed. Det er funktionen, der bruger tallene løbende:

• En månedlig rapport, der bliver læst og forstået.
• Et budget, som resultatet bliver holdt op imod.
• Et likviditetsbudget, der viser de næste uger.
• Sparring, når der skal ansættes, investeres eller forhandles med banken.

I større virksomheder ligger den opgave hos en økonomichef eller en CFO. I mindre virksomheder ligger den ofte hos ejeren selv, om aftenen.

En økonomifunktion svarer på spørgsmålet: Hvad betyder tallene for de næste beslutninger?

Tre roller, én sammenhæng

Rollerne bygger på hinanden. Rapporter og budgetter er kun så gode som bogføringen under dem. Revisorens arbejde går hurtigere og billigere, når bøgerne er afstemt hele året. Og bogføringen bliver bedre, når nogen faktisk bruger tallene og opdager, når noget ser forkert ud.

Problemet opstår, når ansvaret er delt mellem flere, og ingen ser helheden. Bogholderen bogfører, revisoren laver årsrapporten et halvt år senere, og imens træffer ejeren beslutninger på mavefornemmelse.

Sådan finder du ud af, hvad du mangler

Stil dig selv fem spørgsmål:

1. Er banken afstemt for sidste måned?
2. Kan du se resultatet for sidste måned uden at bede nogen om det?
3. Har du et budget for i år, og ved du, hvor du er i forhold til det?
4. Ved du, hvordan likviditeten ser ud de næste tre måneder?
5. Kan du sende banken et opdateret tal i dag?

Svarer du nej til det første, mangler du bogføring. Svarer du nej til de sidste fire, mangler du økonomifunktionen. Det er ikke usædvanligt. Mange virksomheder vokser ud af, at ejeren selv holder styr på det, før de vokser ind i en fuldtidsansat økonomichef.

Når én partner dækker det hele

Alternativet til at ansætte er at købe funktionen udefra. Så ligger bogføring, afstemning, rapportering, budget og CFO-sparring ét sted, og revisoren får et færdigt grundlag til årsregnskabet.

Det er sådan, Denar arbejder. Vi fører bøgerne, som en køber, en investor eller en bank vil læse dem, og vi bruger tallene sammen med dig hver måned. Revisionen og erklæringen ligger fortsat hos din revisor.

Vil du vide, hvad det vil sige for din virksomhed, så start med et gratis økonomi-tjek på 30 minutter, uforpligtende. Du kan også se pakker.

Book et gratis økonomi-tjek

Kilder

• Årsrapporter, herunder fravalg af revision hos Erhvervsstyrelsen.
• Vejledning om bogføringsloven hos Erhvervsstyrelsen.